Polityka prywatności

Polityka prywatności Stowarzyszenia Polish Quality Board

Wersja 1.0 z 17.10.2026. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga wersja polska.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) jest Stowarzyszenie Polish Quality Board z siedzibą w Niemczu, ul. ks. H. Mrossy 4c/14, 86-032 Niemcz, KRS 0001200368, NIP 5543040791, REGON 543007740 (dalej: „PQB”).

PQB nie wyznaczyło inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych osobowych kontaktuj się z nami:

e-mailem: rodo@pqb.org.pl,
listownie: na adres siedziby, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wiadomości.

2. Jak czytać tę politykę

Polityka składa się z części wspólnej (rozdział 3), która dotyczy wszystkich osób, oraz z modułów opisujących konkretne sytuacje. Znajdź moduł, który Cię dotyczy – w każdym znajdziesz te same punkty: cel i podstawę prawną, zakres danych, źródło danych, odbiorców, okres przechowywania i informację, czy podanie danych jest obowiązkowe.

Moduł	Dotyczy
A	Kandydatów przystępujących do egzaminów (stacjonarnych, online i zdalnych)
B	Osób, które płacą za usługi PQB lub otrzymują od nas faktury
C	Członków PQB i osób ubiegających się o członkostwo
D	Kontrahentów, współpracowników, autorów, tłumaczy i osób reprezentujących firmy
E	Dostawców szkoleń i trenerów w procesie akredytacji
F	Pracowników i kandydatów do pracy
G	Uczestników wydarzeń i prelegentów (call for papers)
H	Subskrybentów newslettera
I	Osób, które kontaktują się z nami e-mailem lub przez media społecznościowe
J	Użytkowników strony pqb.org.pl
K	Klientów sklepu z voucherami shop.pqb.org.pl

W miejscu zbierania danych (np. formularz zgłoszenia na egzamin, deklaracja członkowska) pokazujemy krótką klauzulę z odesłaniem do właściwego modułu.

3. Zasady wspólne dla wszystkich modułów

3.1 Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych masz prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych (art. 17 RODO),
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie PQB – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO); sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia,
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres podany w rozdziale 1.

3.2 Skarga do organu nadzorczego

Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

3.3 Komu udostępniamy dane

Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do jego zadania. Konkretnych odbiorców wskazujemy w każdym module. Na przykład biuro rachunkowe i bank widzą tylko dane rozliczeniowe (moduł B) – nie mają dostępu do wyników egzaminów ani nagrań.

We wszystkich modułach dane mogą dodatkowo trafić do:

Google Ireland Limited (Google Workspace) – dostawca poczty e-mail i przechowywania dokumentów PQB, jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO); dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA na zasadach z punktu 3.4,
organów publicznych i innych podmiotów uprawnionych z mocy prawa (np. sądy, organy ścigania, urzędy skarbowe) – wyłącznie na ich żądanie i w zakresie przewidzianym przepisami.

Wewnątrz PQB dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby (członkowie Zarządu i osoby, którym powierzono konkretne zadania), zobowiązane do zachowania poufności.

3.4 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane w EOG. Jeżeli dostawca usług przetwarza dane poza EOG (np. Google LLC w USA w ramach Google Analytics – moduł J, albo egzaminator spoza EOG oglądający na żywo przebieg egzaminu zdalnego – moduł A), opieramy się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) lub na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać na żądanie.

3.5 Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

We wszystkich modułach możemy przetwarzać dane także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. przy sporze o płatność lub o wynik egzaminu). Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W tym celu przechowujemy dane do upływu okresu przedawnienia roszczeń – co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i roszczeń okresowych (np. składek) 3 lata, licząc od końca roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego).

3.6 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie profilujemy. Jedyną decyzją podejmowaną automatycznie może być ustalenie wyniku egzaminu na podstawie liczby poprawnych odpowiedzi i progu zaliczenia określonego przez ISTQB®. Jest to niezbędne do wykonania umowy o egzamin (art. 22 ust. 2 lit. a RODO). Masz prawo zakwestionować wynik i zażądać jego weryfikacji przez człowieka: wyślij e-mail na info@pqb.org.pl z opisem okoliczności, nie później niż 6 dni po egzaminie.

3.7 Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze procesy, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na pqb.org.pl/polityka-prywatnosci, a zmiany są opisane w historii zmian na końcu dokumentu.

Moduł A – Uczestnicy egzaminów

Przetwarzamy Twoje dane, aby przeprowadzić egzamin, przekazać Ci wynik i – jeśli zdasz – wydać certyfikat i potwierdzać go w przyszłości. Poniżej pełna lista danych, które zbieramy.

Dane	Kiedy	Cel i podstawa prawna	Kto ma dostęp	Jak długo
Imię i nazwisko, adres e-mail	Rejestracja na egzamin	Organizacja egzaminu, przekazanie wyniku, wydanie certyfikatu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO	PQB; GASQ (system egzaminacyjny)	Patrz „Okres przechowywania” niżej
Obywatelstwo	Rejestracja	Przygotowanie zbiorczych statystyk egzaminów dla ISTQB® – art. 6 ust. 1 lit. f RODO	PQB; GASQ	Jak wyżej
Numer telefonu (dobrowolnie)	Rejestracja	Kontakt w sprawach organizacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO	PQB; GASQ	Jak wyżej
Organizator szkolenia, trener (dobrowolnie)	Rejestracja	Nadzór nad jakością akredytowanych szkoleń i statystyki – art. 6 ust. 1 lit. f RODO	PQB	Jak wyżej
Kod vouchera egzaminacyjnego	Rejestracja	Potwierdzenie opłaty za egzamin – art. 6 ust. 1 lit. b RODO	PQB; GASQ	Jak wyżej
Login, adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, dane sesji	Logowanie i egzamin	Bezpieczeństwo systemu i przebiegu egzaminu – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO	GASQ	Jak wyżej
Odpowiedzi i wynik egzaminu	Egzamin	Ocena egzaminu, certyfikacja – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; rozliczenie opłat licencyjnych za przeprowadzone egzaminy – art. 6 ust. 1 lit. c RODO	PQB; GASQ	Jak wyżej
Dokument tożsamości – egzamin stacjonarny	Przed egzaminem	Sprawdzenie, czy imię i nazwisko zgadzają się z rejestracją – art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Osoba nadzorująca egzamin	Tylko okazanie – nie kopiujemy ani nie zapisujemy danych z dokumentu
Zdjęcie (kopia) dokumentu tożsamości, nagranie obrazu i dźwięku z kamery i mikrofonu, zapis ekranu – egzamin zdalny	Logowanie i egzamin	Potwierdzenie, że do egzaminu loguje się właściwa osoba, i nadzór nad przebiegiem egzaminu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO	GASQ, ExamUnit i egzaminator nadzorujący egzamin zdalny; PQB tylko przy wyjaśnianiu nieprawidłowości	Automatycznie usuwane 14 dni po egzaminie
Zgłoszenia do pomocy technicznej	Gdy się zgłosisz	Rozwiązanie problemu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO	PQB; GASQ	Jak wyżej
Imię i nazwisko, nazwa, numer i data certyfikatu	Po zdaniu egzaminu	Wpis do publicznego rejestru ISTQB® Successful Candidate Register – art. 6 ust. 1 lit. f RODO	ISTQB® i każdy, kto sprawdza rejestr	Do czasu sprzeciwu
Dane do faktury	Zakup egzaminu lub vouchera	Rozliczenia – moduł B (zakup w sklepie – moduł K)	Patrz moduł B	Patrz moduł B

Nie zbieramy numeru PESEL, daty urodzenia ani adresu zamieszkania.

Kopię dokumentu tożsamości wykorzystujemy wyłącznie czasowo, aby potwierdzić, że do egzaminu zdalnego loguje się właściwa osoba. Jest usuwana razem z nagraniem 14 dni po egzaminie.

Odbiorcy.

GASQ Service GmbH, Oberhaching, Niemcy – dostawca systemu egzaminacyjnego, w którym się rejestrujesz, zdajesz egzamin (online, zdalnie lub na papierze), otrzymujesz wynik i certyfikat. GASQ działa wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO), i przechowuje dane wyłącznie na serwerach w UE/EOG. Przy egzaminach zdalnych GASQ korzysta z podwykonawcy – ExamUnit GmbH, Niemcy (platforma i nadzór egzaminów zdalnych).
Egzaminatorzy nadzorujący egzaminy zdalne – mogą przebywać poza EOG. Oglądają przekaz na żywo, ale nie zapisują go u siebie. Taki podgląd jest przekazaniem danych do państwa trzeciego, zabezpieczonym standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej (punkt 3.4).
International Software Testing Qualifications Board (ISTQB®) AISBL, Belgia – otrzymuje wyłącznie zbiorcze statystyki egzaminów (liczby, bez imion i nazwisk), które nie pozwalają Cię zidentyfikować. Twoje imię i nazwisko trafia do ISTQB® tylko przez wpis do rejestru SCR po zdaniu egzaminu (niżej).

Biuro rachunkowe i bank nie mają dostępu do danych egzaminacyjnych.

Wpis do rejestru SCR. Po zdaniu egzaminu wpisujemy Twoje dane do rejestru scr.istqb.org, aby pracodawcy i inne osoby mogli potwierdzić Twój certyfikat. Jeśli nie chcesz wpisu, napisz na info@pqb.org.pl w ciągu 7 dni od otrzymania wyniku – wtedy nie wpiszemy Twoich danych. Sprzeciw możesz wnieść także później; usuniemy wtedy wpis lub zlecimy jego usunięcie.

Źródło danych. Dane podajesz sam w formularzu zgłoszeniowym. Jeżeli zgłosił Cię dostawca szkolenia lub pracodawca, otrzymaliśmy od niego Twoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz informację o szkoleniu (art. 14 RODO).

Okres przechowywania.

Zdany egzamin: przez okres ważności certyfikatu; po jego wygaśnięciu usuwamy dane w ciągu 6 miesięcy. Certyfikaty ISTQB® są co do zasady bezterminowe – wtedy przechowujemy dane tak długo, jak jest to potrzebne do potwierdzania autentyczności certyfikatu i jego ponownego wydania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Niezdany egzamin: 6 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym odbył się egzamin, a następnie usuwamy dane w ciągu 6 miesięcy. Dane są w tym czasie potrzebne do rozliczenia opłat licencyjnych za przeprowadzone egzaminy (obowiązki rachunkowe, moduł B), do przygotowania zbiorczych statystyk dla ISTQB® oraz do ewentualnych roszczeń (punkt 3.5).
Nagrania i kopia dokumentu z egzaminu zdalnego: 14 dni od egzaminu, chyba że są potrzebne do rozpatrzenia odwołania lub wyjaśnienia zgłoszonej nieprawidłowości – wtedy do jego zakończenia.

Czy musisz podać dane. Imię, nazwisko i adres e-mail są warunkiem zawarcia umowy o egzamin. Przy egzaminie zdalnym warunkiem jest także weryfikacja tożsamości i nagrywanie przebiegu egzaminu. Pozostałe dane są dobrowolne.

Przy egzaminie zdalnym Twoją twarz porównuje ze zdjęciem w dokumencie egzaminator (człowiek). Nie stosujemy automatycznego rozpoznawania twarzy ani nie przetwarzamy danych biometrycznych.

Moduł B – Rozliczenia i płatności

Ten moduł dotyczy każdego, kto płaci PQB lub otrzymuje od nas fakturę (za egzamin, składkę, akredytację, udział w wydarzeniu), a także osób działających w imieniu firmy, która płaci. Dane rozliczeniowe są oddzielone od danych merytorycznych – odbiorcy wymienieni w tym module nie mają dostępu do wyników egzaminów, deklaracji członkowskich ani innych dokumentów.

Zakres danych. Imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres do faktury, NIP (jeśli dotyczy), adres e-mail do wysyłki faktury, dane płatności (kwota, data, rachunek, z którego wpłynęła płatność, tytuł przelewu).

Cele i podstawy prawne.

Wystawienie faktury i rozliczenie płatności – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), a wobec osób działających w imieniu firmy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Obowiązki podatkowe i rachunkowe, w tym wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Dochodzenie zaległych płatności – punkt 3.5.

Odbiorcy.

Simple Taxes Sp. z o.o., ul. Szomańskiego 43, 02-495 Warszawa, NIP 5223119628 – biuro rachunkowe prowadzące księgowość PQB, na podstawie umowy powierzenia,
Bank Polska Kasa Opieki S.A. (Bank Pekao S.A.), ul. Żubra 1, Warszawa – bank prowadzący rachunek PQB,
PayPro S.A. – operator płatności w sklepie (moduł K),
Krajowy System e-Faktur i organy podatkowe – w zakresie wymaganym przepisami.

Źródło danych. Od Ciebie albo od firmy, która płaci za usługę i wskazała Cię jako osobę kontaktową (art. 14 RODO).

Okres przechowywania. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości), a w zakresie roszczeń – zgodnie z punktem 3.5.

Czy musisz podać dane. Tak – bez nich nie możemy wystawić faktury ani przyjąć płatności.

Moduł C – Członkowie i kandydaci na członków

Zakres danych. Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji, pracodawca (potrzebny do stosowania statutowego limitu członków z jednego pracodawcy), kategoria członkostwa i jej zmiany, informacje o składkach, podpisane zobowiązanie do zachowania poufności (NDA), udział w Walnym Zebraniu (listy obecności, głosowania, protokoły). Od członków Zarządu i Komisji Rewizyjnej dodatkowo: numer PESEL i adres do doręczeń – wyłącznie dlatego, że wymaga ich Krajowy Rejestr Sądowy.

Cele i podstawy prawne.

Rozpatrzenie deklaracji, okres członkostwa próbnego i prowadzenie członkostwa zgodnie ze statutem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obowiązki wynikające z ustawy Prawo o stowarzyszeniach i ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (np. zgłoszenia składu władz) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Dokumentowanie działalności stowarzyszenia (protokoły, uchwały), komunikacja z członkami, reprezentowanie PQB w ISTQB® i innych organizacjach międzynarodowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Rozliczenie składek – moduł B.

Odbiorcy. Sąd rejestrowy (KRS) – dane członków władz, które stają się jawne w rejestrze. ISTQB® i inne organizacje, w których PQB jest członkiem – imię, nazwisko i e-mail osób reprezentujących PQB. Na stronie pqb.org.pl publikujemy imiona i nazwiska oraz funkcje członków władz.

Źródło danych. Deklaracja członkowska i dokumenty, które składasz w trakcie członkostwa.

Okres przechowywania.

Przez czas członkostwa, a po jego ustaniu – 3 lata (rozliczenie składek, punkt 3.5).
Deklaracja kandydata, który nie został przyjęty – do 12 miesięcy od decyzji.
NDA – przez okres obowiązywania zobowiązania do poufności określony w jego treści.
Protokoły i uchwały władz – przez cały okres działalności PQB, jako dokumentacja stowarzyszenia.

Czy musisz podać dane. Tak – bez danych z deklaracji nie możemy rozpatrzyć wniosku o członkostwo. Numer PESEL podają tylko osoby wybrane do władz.

Moduł D – Kontrahenci, współpracownicy i autorzy

Moduł obejmuje osoby, które zawierają z PQB umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło, o świadczenie usług, umowy autorskie – np. autorów i recenzentów pytań egzaminacyjnych, tłumaczy sylabusów), a także osoby reprezentujące firmy i organizacje, z którymi PQB współpracuje (w tym partnerskie Member Boards ISTQB®).

Zakres danych.

Osoba zawierająca umowę: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego; przy umowach, od których PQB odprowadza podatek lub składki – także PESEL, urząd skarbowy i dane wymagane przez ZUS; przy działalności gospodarczej – NIP.
Osoba reprezentująca firmę lub osoba kontaktowa: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja, adres e-mail, numer telefonu.

Cele i podstawy prawne.

Zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Kontakt z przedstawicielami firm i organizacji przy zawieraniu i wykonywaniu umów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Obowiązki podatkowe, ubezpieczeniowe i wynikające z prawa autorskiego – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Oznaczanie autorstwa i dokumentowanie praw do utworów (pytań, tłumaczeń, materiałów) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Odbiorcy. Odbiorcy z modułu B (wynagrodzenia i faktury). Zakład Ubezpieczeń Społecznych i urzędy skarbowe – w zakresie wymaganym przepisami. Partnerskie organizacje, z którymi PQB prowadzi wspólne projekty (np. wspólną pulę pytań egzaminacyjnych) i ISTQB® – imię i nazwisko autora lub tłumacza oraz informacja o utworze, jeśli wymaga tego umowa z partnerem.

Źródło danych. Od Ciebie albo od firmy lub organizacji, którą reprezentujesz lub która wskazała Cię jako osobę kontaktową (art. 14 RODO).

Okres przechowywania. Przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi (moduł B) i okres przedawnienia roszczeń (punkt 3.5). Jeżeli umowa dotyczy przeniesienia praw autorskich lub udzielenia licencji – do wygaśnięcia tych praw.

Czy musisz podać dane. Tak – bez nich nie możemy zawrzeć ani wykonać umowy.

Moduł E – Akredytacja dostawców szkoleń i trenerów

PQB akredytuje dostawców szkoleń (ATP) i trenerów zgodnie z zasadami ISTQB®. Wnioski przyjmujemy pod adresem akredytacja@pqb.org.pl.

Zakres danych.

Osoby reprezentujące dostawcę szkoleń i osoby kontaktowe: imię i nazwisko, funkcja, adres e-mail, numer telefonu.
Trenerzy: imię i nazwisko, adres e-mail, posiadane certyfikaty (nazwa, numer, data), opis doświadczenia zawodowego i dydaktycznego (CV), wyniki oceny lub obserwacji szkolenia prowadzonej w ramach akredytacji.

Cele i podstawy prawne.

Rozpatrzenie wniosku, akredytacja i jej utrzymanie, nadzór nad jakością szkoleń – art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec osób składających wniosek we własnym imieniu, art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec trenerów i przedstawicieli zgłoszonych przez dostawcę (interes PQB w prowadzeniu akredytacji zgodnie z wymaganiami ISTQB®).
Publikacja listy akredytowanych dostawców – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Rozliczenie opłat akredytacyjnych – moduł B.

Odbiorcy. ISTQB® – dane akredytowanych dostawców i, jeśli wymagają tego zasady ISTQB®, trenerów. Osoby oceniające materiały szkoleniowe lub obserwujące szkolenia na zlecenie PQB – zobowiązane do poufności. Lista akredytowanych dostawców jest publiczna na pqb.org.pl i istqb.org; imiona i nazwiska trenerów publikujemy wyłącznie za ich zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Źródło danych. Od Ciebie albo od dostawcy szkoleń, który zgłosił Cię jako trenera lub osobę kontaktową (art. 14 RODO).

Okres przechowywania. Przez okres akredytacji, a po jej wygaśnięciu lub odmowie – przez okres przedawnienia roszczeń (punkt 3.5).

Czy musisz podać dane. Tak – bez nich nie możemy przeprowadzić akredytacji.

Moduł F – Pracownicy i kandydaci do pracy

Moduł stosujemy, gdy PQB prowadzi rekrutację lub zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych opisuje moduł D.

Zakres danych.

Kandydaci: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy), a także inne dane, które sam podasz w CV.
Pracownicy: dodatkowo adres zamieszkania, numer PESEL, dane członków rodziny (gdy są potrzebne do korzystania z uprawnień pracowniczych), numer rachunku bankowego i inne dane wymagane przepisami prawa pracy.

Cele i podstawy prawne.

Przeprowadzenie rekrutacji, zawarcie i wykonanie umowy o pracę, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, rozliczenia płacowe – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy.
Dane podane w CV ponad zakres wymagany przepisami oraz udział w przyszłych rekrutacjach – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

Odbiorcy. Odbiorcy z modułu B (płace). Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe, lekarz medycyny pracy – w zakresie wymaganym przepisami.

Okres przechowywania.

Kandydaci: do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje – przez 12 miesięcy.
Pracownicy: dokumentacja pracownicza – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).

Czy musisz podać dane. Dane wymagane Kodeksem pracy – tak; pozostałe są dobrowolne.

Moduł G – Wydarzenia i call for papers

Moduł dotyczy uczestników konferencji, meetupów, warsztatów i webinarów organizowanych przez PQB oraz osób zgłaszających wystąpienia w procesie call for papers (CFP).

Zakres danych.

Uczestnicy: imię i nazwisko, adres e-mail, firma i stanowisko (dobrowolnie), odpowiedzi w ankiecie po wydarzeniu (jeśli ankieta nie jest anonimowa).
Osoby zgłaszające wystąpienie i prelegenci: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, firma, biogram, zdjęcie, opis wystąpienia, materiały (prezentacja), nagranie wystąpienia.
Wizerunek: zdjęcia i nagrania wykonywane podczas wydarzeń.

Cele i podstawy prawne.

Rejestracja i udział w wydarzeniu, rozpatrzenie zgłoszenia CFP, współpraca z prelegentem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Publikacja programu z imieniem i nazwiskiem, biogramem i zdjęciem prelegenta oraz nagrania wystąpienia – na podstawie umowy z prelegentem lub jego zgody (art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO, art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
Zdjęcia i nagrania relacjonujące wydarzenie, na których uczestnicy są szczegółem większej całości (np. publiczność) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (promocja działalności statutowej), art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim. O fotografowaniu informujemy przy rejestracji i na miejscu.
Ocena wydarzenia na podstawie ankiet – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Odbiorcy. Dostawcy systemów rejestracji i platform webinarowych, jeśli korzystamy z nich przy danym wydarzeniu – na podstawie umowy powierzenia. Odbiorcy z modułu B przy wydarzeniach płatnych. Publiczność – w zakresie opublikowanego programu, zdjęć i nagrań (strona pqb.org.pl, media społecznościowe PQB). Partnerom i sponsorom przekazujemy dane uczestników wyłącznie za odrębną zgodą.

Okres przechowywania.

Lista uczestników – do 12 miesięcy po wydarzeniu (wydarzenia płatne – także moduł B).
Odrzucone zgłoszenia CFP – do 12 miesięcy po wydarzeniu.
Program wydarzenia, opublikowane zdjęcia i nagrania – jako archiwum działalności PQB, do czasu wycofania zgody lub uwzględnienia sprzeciwu.

Czy musisz podać dane. Imię, nazwisko i adres e-mail są warunkiem rejestracji lub zgłoszenia wystąpienia; pozostałe dane są dobrowolne.

Moduł H – Newsletter

Moduł obowiązuje od uruchomienia newslettera PQB.

Zakres danych. Adres e-mail, imię (dobrowolnie), data i sposób zapisu oraz potwierdzenia subskrypcji, informacje o otwarciu wiadomości i kliknięciu w linki (jeśli narzędzie je zbiera).

Cele i podstawy prawne.

Wysyłka newslettera z informacjami o działalności PQB, egzaminach i wydarzeniach – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na otrzymywanie komunikacji elektronicznej (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).
Wykazanie, że zgoda została udzielona – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zapis wymaga potwierdzenia przez kliknięcie w link w wiadomości e-mail (double opt-in). Zgodę na newsletter zbieramy zawsze osobno – nie jest warunkiem udziału w egzaminie, wydarzeniu ani członkostwa. Każda wiadomość zawiera link do wypisania się.

Odbiorcy. Dostawca narzędzia do wysyłki newslettera – na podstawie umowy powierzenia.

Okres przechowywania. Do wycofania zgody. Po wypisaniu przechowujemy adres e-mail i dowody udzielenia oraz wycofania zgody przez okres przedawnienia roszczeń (punkt 3.5).

Czy musisz podać dane. Nie – zapis jest dobrowolny; bez adresu e-mail nie możemy wysyłać newslettera.

Moduł I – Korespondencja i media społecznościowe

Korespondencja. Gdy piszesz do nas e-mailem lub listownie, przetwarzamy Twoje dane kontaktowe i treść wiadomości, aby odpowiedzieć i załatwić sprawę – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeśli sprawa dotyczy umowy, egzaminu, członkostwa lub akredytacji, stosujemy właściwy moduł. Pozostałą korespondencję przechowujemy do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, a jeśli może być potrzebna do obrony roszczeń – zgodnie z punktem 3.5. Odbiorcą jest dostawca poczty e-mail (punkt 3.3).

Media społecznościowe i społeczność. Gdy obserwujesz nasze profile, komentujesz, wysyłasz wiadomość, dołączasz do serwera Discord lub zgłaszasz zmiany w naszych repozytoriach, przetwarzamy Twoją nazwę użytkownika, publiczne dane profilu i treść interakcji. Robimy to, aby prowadzić profile i społeczność PQB oraz odpowiadać na wiadomości – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Serwis	Profil PQB	Operator serwisu
LinkedIn	Polish Quality Board	LinkedIn Ireland Unlimited Company
Facebook	Polish Quality Board	Meta Platforms Ireland Limited
GitHub	POLISH-QUALITY-BOARD	GitHub, Inc.
Discord	serwer „Polish Quality Board”	Discord Inc.

Operatorzy przetwarzają Twoje dane także na własny rachunek, zgodnie ze swoimi politykami prywatności. W zakresie statystyk profili na LinkedIn i Facebooku PQB jest współadministratorem razem z operatorem serwisu (art. 26 RODO) – widzimy tylko zbiorcze dane o zasięgu i odbiorcach. Wiadomości i interakcje przetwarzamy, dopóki są widoczne w serwisie lub dopóki jesteś członkiem społeczności; moderatorzy serwera Discord mogą usuwać treści naruszające jego zasady.

Moduł J – Strona www, cookies i Google Analytics

Logi serwera. Przy każdej wizycie na pqb.org.pl serwer zapisuje adres IP, datę i godzinę, adres otwieranej strony oraz informacje o przeglądarce. Robimy to, aby strona działała i była chroniona przed nadużyciami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Odbiorcą jest dostawca hostingu – GitHub, Inc. (GitHub Pages), USA; przekazanie danych odbywa się na zasadach z punktu 3.4. Okres przechowywania logów określa GitHub w swojej polityce prywatności.

Google Analytics. Za Twoją zgodą korzystamy z Google Analytics 4, aby wiedzieć, ile osób odwiedza stronę i które podstrony są najczęściej czytane. Podstawy prawne: zgoda na zapisanie plików cookies (art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) i art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Bez zgody Google Analytics nie zapisuje cookies na Twoim urządzeniu. Dostawcą jest Google Ireland Limited; dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA na zasadach z punktu 3.4. Dane w Google Analytics przechowujemy przez 14 miesięcy [do potwierdzenia w ustawieniach GA]. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies na stronie.

Google Tag Manager. Google Analytics wczytujemy na stronę za pomocą Google Tag Manager (dostawca: Google Ireland Limited). Sam Tag Manager nie zapisuje cookies, ale przy wczytaniu strony Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google, które otrzymują przy tym adres IP i informacje o przeglądarce. Jest to niezbędne do działania mechanizmu zgód – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Tagi Google Analytics uruchamiają się dopiero po wyrażeniu zgody w banerze.

Pliki cookies używane na stronie.

Nazwa	Dostawca	Cel	Okres	Wymaga zgody
cookie-consent	PQB	Zapamiętanie Twojej decyzji w banerze (wartość „granted” lub „denied”)	12 miesięcy	Nie (niezbędne)
_ga	Google	Rozróżnianie użytkowników w statystykach	2 lata	Tak
__ga__<ID>	Google	Zachowanie stanu sesji w statystykach	2 lata	Tak

Cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki.

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym akceptujesz lub odrzucasz cookies Google Analytics.

Swoją decyzję możesz w każdej chwili zmienić – kliknij „Ustawienia cookies” w stopce strony.

Moduł K – Sklep z voucherami (shop.pqb.org.pl)

W sklepie shop.pqb.org.pl sprzedajemy vouchery egzaminacyjne i materiały do nauki. Voucher wysyłamy e-mailem; aktywujesz go przy rejestracji na egzamin w systemie GASQ (moduł A).

Zakres danych. Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres (przy zakupie produktów wysyłanych pocztą), dane firmy do faktury (nazwa, NIP, adres), historia zamówień, dane konta w sklepie (jeśli je założysz), informacja o płatności (status, kwota, data).

Cele i podstawy prawne.

Realizacja zamówienia, wysłanie vouchera, obsługa reklamacji i odstąpienia od umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Prowadzenie konta w sklepie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Faktury i rozliczenia – moduł B.
Bezpieczeństwo sklepu i statystyki – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; cookies analityczne tylko za zgodą (moduł J stosuje się odpowiednio).

Odbiorcy.

cyber_Folks S.A., ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, KRS 0000685595, NIP 7792467259 – dostawca platformy sklepu Shoper i hostingu, na podstawie umowy powierzenia (polityka prywatności dostawcy).
PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu – krajowa instytucja płatnicza (nr rej. IP24/2014), która obsługuje płatności w sklepie (karta, BLIK, szybki przelew); cyber_Folks S.A. działa jako jej agent. PayPro przetwarza dane płatności jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.
Operator pocztowy lub kurierski – tylko przy produktach wysyłanych fizycznie.
Odbiorcy z modułu B (faktury).

Sklep nie przekazuje GASQ Twoich danych. Pobiera z systemu GASQ wyłącznie kod vouchera, który wysyłamy Ci e-mailem.

Okres przechowywania. Dane zamówienia – przez okres wymagany przepisami podatkowymi (moduł B) i okres przedawnienia roszczeń (punkt 3.5). Dane konta – do jego usunięcia.

Czy musisz podać dane. Tak – bez imienia, nazwiska i adresu e-mail nie możemy zrealizować zamówienia ani wysłać vouchera.

Sklep jest prowadzony przez PQB; w sprawach danych osobowych stosuje się tę politykę.

Historia zmian

Wersja	Data	Zmiana
1.0	17.10.2026	Pierwsza wersja: część wspólna i moduły A–K